Veelzijdige tweetalige administratief medewerker FR/NL

ANBCT werft aan voor de sites SILVA medical en de kliniek Sans Souci [Watermaal-Bosvoorde]

Veelzijdige tweetalige administratief medewerker FR/NL (m/v/x)

ANBCT Dienstencentrum

Contract voor onbepaalde duur – Deeltijds ( 19u/week)

ANBCT is een groep van ziekenhuisinstellingen en woonzorgcentra die actief is in de drie gewesten van het land. Deze groep beschikt over gedeelde diensten binnen haar Dienstencentrum, gevestigd in Watermaal-Bosvoorde.

Het Dienstencentrum zoekt een veelzijdige, tweetalige (FR/NL) administratief medewerker die de voorzitter van de raad van bestuur, de directie en de afdelingen Financiën, IT en Sociaal Secretariaat zal ondersteunen. Deze functie rapporteert aan de directie van het Dienstencentrum en kan ook opdrachten ontvangen van de directies van de instellingen binnen de groep.

Belangrijkste taken

Algemeen secretariaat

De vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergaderingen organiseren voor verschillende vzw’s en een stichting.
- de agenda opstellen
- de volmachten en aanwezigheidslijstenlijsten beheren
- het volledige dossier voor de vergaderingen van de raad van bestuur samenstellen en versturen
- het jaarverslag opstellen dat aan de algemene vergadering wordt voorgelegd
- de notulen opstellen en ter goedkeuring voorleggen aan de deelnemers
- de praktische organisatie verzorgen (maaltijden, videoconferenties, ...)
De wettelijk publicaties verzorgen (jaarrekeningen, Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), UBO-register, Belgisch Staatsblad, Reprobel,...)
Alle administratieve verzoeken van banken beantwoorden
De papieren en elektronische documentatie en de fysieke archieven beheren
De vergaderagenda van de voorzitter van de raad van bestuur bijhouden

Administratieve opvolging van verzekeringen

Fungeren als contactpersoon tussen de instellingen en de verzekeringsmakelaar voor alle vragen.
De door de instellingen ingediende schadeclaims opvolgen, met uitzondering van dossiers in het kader van de arbeidsongevallenverzekering.

Indiening en administratieve opvolging van belangrijke bouwdossiers bij de regionale of federale subsidieverlenende instanties, in samenwerking met de architecten en de Technische Diensten.

Vertalingen Frans-Nederlands

Dagelijks beheer van de hoofdzetel in Watermaal-Bosvoorde

Het beheer van inkomende en uitgaande papieren post
Het bestellen van kantoorbenodigdheden
Het organiseren van de wekelijkse schoonmaak van de kantoren en de afvalophaling door externe dienstverleners
Het plannen van regelmatige onderhoudswerkzaamheden
De agenda van de vergaderzalen beheren
Abonnementen op diverse vakpublicaties beheren
De in-en uitdiensttreding van medewerkers van het dienstencentrum coördineren (mobiele telefoon, pc, bedrijfswagen, hospitalisatieverzekering, Proximus-internet thuis indien van toepassing, E-Gym- en Benefits at Work-platforms...)

Beheer van het vastgoedvermogen

De jaarlijkse kennisgevingen van de indexering van verhuurde panden versturen
De aangifte van de vermogensbelasting voor vzw’s opstellen

Uw profiel

U bent perfect tweetalig (FR/NL)
U bent proactief, zelfstandig, nauwgezet en flexibel in het afhandelen van uiteenlopende zaken
U onderscheidt u door uw duidelijke en positieve schriftelijke en mondelinge communicatie met alle niveaus binnen de organisatie en met externe partijen
U beschikt over een goede teamgeest
U hebt interesse in de ziekenhuissector en de ouderenzorg
U beheerst de courante kantoorsoftware
U hebt interesse in juridische aangelegenheden
U behandelt informatie strikt vertrouwelijk

Uw voordelen om u bij ons aan te sluiten

Een kwalitatieve werkomgeving, dicht bij het openbaar vervoer en met een eigen parking.
Een aantrekkelijk salaris op basis van uw ervaring.
Een pakket met concurrerende extralegale voordelen.

Is deze uitdaging iets voor u?

Mocht u geïnteresseerd zijn, stuur dan uw motivatiebrief en CV naar Thierry DUQUENNE (thierry.duquenne@anbct.be).